Niet langer dan een uur en lekker oncomfortabel: vergadergoeroe deelt tips voor de ideale meeting

"Hoelang een vergadering precies mag duren, is moeilijk te zeggen", steekt Engelfriet van wal. Engelfriet staat in Nederland bekend als vergadergoeroe, en schreef al verschillende boeken over management.

Heel belangrijk is dat je op voorhand bepaalt hoelang je gaat vergaderen en je je daar dan ook aan houdt. "Je bepaalt eerst de agenda, en vervolgens maak je een inschatting hoelang je per agendapunt nodig hebt. Daarna ga je kijken hoeveel mensen iets over dat agendapunt willen zeggen."

"Stel: je gaat een uur vergaderen over een kwestie en er zijn 10 mensen die aan bod moeten komen. Dan begroot je 6 minuten spreektijd per persoon. Je neemt 10 stopbordjes mee en zorgt ervoor dat iedereen zich aan de spreektijd houdt."

Om ervoor te zorgen dat niemand zich benadeeld voelt, is het belangrijk dat het gesprek geleid wordt door een onafhankelijke voorzitter. Iemand die niks te winnen of te verliezen heeft bij een bepaalde uitkomst van de vergadering.

"Als de vergadering wordt voorgezeten door je baas die ook over het budget gaat, zal die misschien eerder geneigd zijn een goed idee van jou af te knallen en kom je niet verder."

Voor complexe materie zoals begrotingsonderhandelingen is het uiteraard niet mogelijk om op voorhand te bepalen hoelang het zal duren vooraleer je eruit bent.

"Daar pleit ik voor het 'Model Vaticaanstad'. De onderhandelaars sluiten zich op en komen pas naar buiten wanneer ze tot een besluit zijn gekomen. In de tussentijd is er geen contact met de buitenwereld: ze leveren hun telefoons in en staan geen media te woord. Ze focussen echt op de kwestie die er voorligt, en houden zich aan een strak, maar gezond schema."

In dat schema voorziet Engelfriet dan ook ruimte voor pauze, slapen en eten. "Wanneer er een nieuwe paus gekozen wordt, duurt dat ook soms dagen. De kardinalen worden met een busje naar hun slaapplek gebracht en komen de volgende dag gewoon weer samen om door te gaan. Zo hou je het gezond en werkbaar voor iedereen."

Nog iets om rekening mee te houden - of je nu in het 'Model Vaticaanstad' of in een gewone kantooromgeving zit - is volgens Engelfriet de spanningsboog van één uur.

"Mensen kunnen zich niet langer dan één uur focussen op een vergadering, dat is al uit verschillende onderzoeken gebleken. Als je toch langer dan één uur gaat vergaderen, begroot dan na een uur ook een korte pauze voor iets leuks. Dat kan vanalles zijn: iemand kan een goocheltruc tonen, je kan elke deelnemer vragen om een leugentje te vertellen, of iets over zijn of haar hobby... Nadien kan je met hernieuwde energie weer verder vergaderen tot de tijd op is."

Dat laatste blijft volgens Engelfriet essentieel. "Een vergadering mag nooit een open einde hebben. Als je na de begrote tijd niet tot een besluit gekomen bent, ga dan alsjeblieft niet in het wilde weg doorvergaderen onder het motto 'we zien wel waar we uitkomen'. Dan krijg je toestanden zoals in de Wetstraat."

"Als je de tijdslimiet overschreden hebt en er is geen besluit, spreek je opnieuw heel zakelijk af: gaan we nu nog een halfuur door of pakken we de agenda's erbij en beslissen we wanneer we hierop terugkomen en hoeveel tijd dat in beslag gaat nemen?"

Engelfriet deelt ook nog een laatste tip om dergelijke scenario's zoveel mogelijk te vermijden. "Zorg ervoor dat de vergadering niet te comfortabel is. Vergader rechtstaand of, als je dan toch gaat zitten, op niet al te makkelijke stoelen.

Je ziet het heel vaak in bedrijven: hoe hoger de functie van iemand, hoe meer vergaderingen er op de agenda staan èn hoe comfortabeler de stoelen zijn. Van die grote fauteuils in comfortabele, grote vergaderzalen, met koffie en thee erbij. Doe dat niet. Het zorgt er net voor dat je vergaderingen nodeloos lang duren. En daar wordt niemand beter van."