E3 Saxo Classic Harelbeke ontvangt recordaantal VIP‑gasten: "Zonder deze werking kan de koers niet bestaan"

De E3 Saxo Classic draait al jaren op een stevig VIP‑model. De inkomsten uit die formule, aangevuld met steun van partners zoals hoofdsponsors Saxo en de Stad Harelbeke, zijn cruciaal om de wedstrijd te kunnen organiseren. De kosten lopen hoog op, onder meer door afdrachten aan de internationale wielerfederatie UCI en de Belgische Wielerbond.

Guy Hannosette, verantwoordelijke voor het VIP-luik. "Het is dankzij die combinatie van partners en sponsors mogelijk om het sportieve luik van de koers op niveau te houden."

Vrijdag verwelkomt de organisatie ruim 3250 VIP-gasten die met bussen het parcours op gaan. "Daarnaast blijven er ongeveer 400 gasten in Harelbeke in de tent waar Jeroen Meus speciaal voor deze gelegenheid kookt. In totaal zetten we 60 grote bussen in, zowel dubbeldekkers als standaardbussen, die naar de Oude Kwaremont rijden. Daar hebben we tenten waar respectievelijk 1300 en 550 gasten verblijven. Verder bezoeken we diverse sterrenrestaurants met onze klanten, zoals Hof van Cleve, Boury, Castor, Rebelle en Le Julien. Die zijn allemaal volledig volgeboekt."

"Naast de grote bussen hebben we ook 27 private busjes voor kleinere groepen van 7 à 8 personen. Dit zijn bedrijven die in een select gezelschap de koers willen beleven. Zij bezoeken 7 of 8 locaties onder begeleiding van ervaren chauffeurs die het parcours perfect kennen. Onze gasten zijn voornamelijk bedrijven die hun klanten, relaties, leveranciers of eigen medewerkers meenemen."

"Wij ontzorgen de bedrijven volledig. Vanaf het moment dat zij op de parkeerplaats aankomen, hoeven ze nergens meer naar te kijken. Op elke bus zijn 2 hostesses aanwezig die de gasten voorzien van drankjes, waaronder champagne en (alcoholvrij) bier. Bovendien is er per bus een begeleider die informatie geeft over de koers en de achtergrond van het evenement. De gasten worden de hele dag volledig in de watten gelegd."

Hoewel sommige genodigden vooral voor de sfeer komen, merkt de organisatie dat de koers enorm leeft. "We krijgen veel vragen over welke renners en teams er aan de start verschijnen. Sommige vaste klanten vragen zelfs specifiek naar een plek nabij de televisieschermen in de tenten, zodat ze de wedstrijd optimaal kunnen volgen terwijl ze eten."

De VIP‑werking van de E3 Saxo Classic is intussen een vaste waarde. "Rond 2001-2002 is dit echt van de grond gekomen. Destijds bestond er al een VIP-formule, maar die was nog niet van het huidige niveau. Vanuit ons eigen netwerk in de bedrijfswereld zijn we klein begonnen met 2 of 3 bussen. Dat is organisch gegroeid naar het grootschalige verhaal dat we vandaag de dag kennen."

Ondanks de hoge kostprijs zijn veel VIP‑formules volledig uitverkocht. "Het is zeker een nuttige investering. Als bedrijf kun je je de hele dag volledig concentreren op je gasten en op de wedstrijd. Je hoeft je geen zorgen te maken over praktische zaken zoals catering of consumptiebonnen; alles is tot in de puntjes geregeld. De gasten worden simpelweg de hele dag verzorgd."