Diploma hoger onderwijs verloren? Dan betaal je tot 125 euro

Luisteraar Carolien contacteert de redactie van WinWin, het consumentenprogramma op Radio 2, nadat ze haar diploma's niet meer kan terugvinden na haar verhuis. Ze heeft die diploma's nodig voor haar werkgever en vraagt de duplicaten op bij de scholen waar ze studeerde. Maar wat blijkt? Carolien moet 275 euro betalen voor 3 kopieën. "Is dit echt de enige manier om aan mijn eigen diploma's te geraken?", vraagt Carolien zich af. 

Je diploma is een officieel document en wordt maar 1 keer uitgereikt. Volgens de wet hoef je voor die eerste keer niet te betalen. Als je dat originele document kwijt bent, kan je vaak terecht bij de onderwijsinstelling waar je afstudeerde om een vervangend document te krijgen. Het kan gaan om een duplicaat, een vervangend attest of een eensluidend verklaard afschrift.

"Die hebben allemaal dezelfde waarde en dezelfde bewijskracht, alleen zien ze er vormelijk anders uit", legt Nele Beerens van Onderwijs Vlaanderen uit. "Een duplicaat is echt een kopie van je originele diploma en een vervangend attest zal een nieuw opgemaakt document zijn in de huisstijl van de school vandaag."

Maar welk soort document je ook krijgt, je zal er mogelijk administratiekosten voor moeten betalen. Heb je meerdere diploma's behaald? Dan betaal je vaak een veelvoud van die prijs.

Uit een rondvraag van WinWin bij hogescholen en universiteiten in Vlaanderen blijkt dat de administratiekosten wel erg verschillen van school tot school. De kosten gaan van 0, tot 50 en ook 125 euro.

Onderwijs Vlaanderen begrijpt waar die kosten vandaan komen, zegt Beerens. "Onderwijsinstellingen moeten soms inspanningen doen om je diploma van jaren geleden terug te vinden en te bezorgen. Soms wordt het attest aangetekend verstuurd of moet er iemand in het archief duiken. Er kruipt dus tijd en moeite in." 

We legden de vraag ook voor bij het kabinet van Vlaams minister van Onderwijs Zuhal Demir (N-VA). "Voor een vervanging van een verloren diploma kunnen instellingen een administratieve bijdrage vragen, maar de hoogte daarvan bepalen ze zelf. Dat is onder meer omdat de praktische situatie en de archieven van instelling tot instelling kunnen verschillen", reageert woordvoerder Olivier Van Raemdonck. "We gaan er uiteraard van uit dat instellingen daarbij redelijke en werkelijke kosten hanteren." 

"Je kan het bewijs van je studies en diploma's gratis terugvinden via 'Mijn Burgerprofiel', het platform van de Vlaamse overheid", tipt Nele Beerens. "Via de LED of leer- en ervaringsbewijzendatabank  komen kwalificatiebewijzen uitgereikt door Vlaamse instellingen er automatisch terecht."

Volgens Beerens is dat voor veel werkgevers bij sollicitaties voldoende bewijs van je studie. "Je vindt er alleen de vermelding met het bewijs van je studie(s) en diploma('s), geen downloadbare versie van je diploma." 

"Je krijgt je diploma nog steeds officieel op papier, maar het is wel slim om het ook digitaal te bewaren", zegt Beerens tot slot. "Maak een scan en bewaar die op je laptop of een USB-stick." Maar ook een digitale kluis kan helpen: "Een digitale kluis is vaak nog een veiligere optie. Je kan er al je documenten veilig en digitaal bewaren. Dat kan bijvoorbeeld gratis via IZIMI ."