Nu ook Demir stekker eruit trekt: waarom mislukken IT-projecten bij overheid zo vaak? 

Het budget voor het nieuwe platform ‘Persona’ (Personeel Onderwijs Administratie) is op. Maar slechts 8 tot 10 procent van het systeem staat op poten. Omdat uit een externe audit is gebleken dat het project niet goed gemanaged wordt, wil de Vlaamse regering geen extra geld in het platform pompen. En dus trekt Vlaams minister van Onderwijs Zuhal Demir (N-VA) de stekker eruit. 

Op 26 december kwam dit bericht: i-Police, het ambitieuze digitaliseringsproject voor de federale politie, stopt met onmiddellijke ingang. Dat liet minister van Binnenlandse Zaken Bernard Quintin (MR) toen weten na een grondige evaluatie waaruit bleek dat het bijna 5 jaar na de opstart geen tastbare resultaten had opgeleverd.

i-Police moest politiewerk digitaliseren en databanken samenbrengen in 1 platform, maar bleek veel tekortkomingen te hebben. Van het contract ter waarde van 299 miljoen euro met IT-bedrijf Sopra Steria werd uiteindelijk 75,8 miljoen euro uitbetaald - al kostte het de belastingbetaler volgens onderzoek van De Tijd al honderden miljoenen euro's.

Een jaar eerder was justitie al aan de beurt. Een toepassing om digitaal juridische documenten te ondertekenen zal uiteindelijk niet worden gebruikt, klonk het. "4 miljoen euro voor niks", foeterde de oppositie.

"Het is heel jammer dat IT-projecten falen, maar dat gebeurt overal", zegt Lieselot Danneels, professor Overheidsdigitalisering, in De Wereld Vandaag op Radio 1. “Uit internationaal onderzoek blijkt dat slechts 1 op de 4 projecten slaagt. Bij de overheid ligt dat aantal nog iets lager, daar is het namelijk 1 op de 5.” Mislukkingen komen dus heel vaak voor, niet alleen bij overheden. 

"Een digitaliseringproject is dikwijls een veranderingsproject: efficiëntie verhogen, effectiviteit verhogen. Het is van zeer groot belang dat het gedragen wordt", zegt dan weer Frank Robben. Hij staat aan het hoofd van de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid en van het eHealth-platform, 2 overheidsdiensten die het uitwisselen van digitale data regelen en de papierberg beperken. Die ICT-veranderingen zijn gelukt. "Iedereen moet mee zijn", zegt hij.

“We zijn vaak wel iets meer gefocust op overheden", geeft Danneels toe. "We kijken met een vergrootglas naar wat er gebeurt met het belastinggeld, welke investeringen opbrengen…”

Maar hoe komt het dan dat er zo veel projecten misgaan? “De wereld van technologie staat niet stil. Je kan op voorhand mooie plannen maken, maar vaak duiken er al snel moeilijkheden én nieuwe mogelijkheden op. Je moet daarom kort op de bal kunnen spelen, en net dat wringt vaker bij overheden.” 

Ook Robben spreekt over snelle en grote veranderingen. "Ik geloof niet echt in projecten waar je vandaag zegt wat er moet gemaakt worden en waar je dan 2, 3 of 4 jaar later komt zeggen wat er is. Want ondertussen veranderen er zaken. Verwachtingen evolueren, regelgeving kan evolueren."

Er zijn volgens Danneels een aantal factoren die het voor overheden moeilijker maken om IT-projecten tot een goed einde te brengen.

“In de eerste plaats zijn er aanbestedingsprocedures om te vermijden dat om het even welk bedrijf een opdracht krijgt. Daarnaast lopen de procedures rond budgetten trager: de overheid wil controleren dat er geen fouten gebeuren. En er zijn ook veel meer stakeholders betrokken, organisaties die elk op hun eigen manier werken. Er is nooit 1 persoon die beslist om vanaf morgen alles anders te doen.”

“Die processen falen niet, maar doen exact waarvoor ze ontworpen zijn", zegt Danneels. Ze benadrukt nog: “Onderschat de oefening niet die gedaan moet worden. In het doen ligt het succes van de uitvoering. In het beste geval is er een team dat onderweg kan bijsturen, mensen die zowel technologische als organisatorische kennis hebben.”

"Mensen moeten ermee kunnen werken", aldus Robben. "Dat vergt opleiding. Als er problemen zijn, dan moeten mensen geholpen kunnen worden."

“Slecht bestuur kan soms wel het geval zijn", gaat Danneels wel verder. "Er kan slecht projectmanagement zijn, het kan dat een uitvoerend bedrijf niet sterk genoeg aangestuurd wordt. Maar er moet vooral een goede samenwerking zijn tussen alle partijen. Het is fout om de schuld meteen bij de partner te leggen.” 

Ze ziet een aantal oplossingen. "Zorgen dat je sneller op de bal kan spelen, zorgen dat er wel beslissingen kunnen worden genomen. Dat er mensen liefst vanuit de top van de organisatie betrokken zijn, die de context kennen, die wetgevende beslissingen kunnen maken en kunnen zorgen dat het project de juiste richting kan uitgaan."

Voor het ‘Persona’-project heeft de Vlaamse regering 2 crisismanagers aangesteld. “Zij kunnen proberen om het nog te redden, om korter op de bal te spelen. Maar dat voorkomen, is altijd beter.”