OCMW Kortrijk start proefproject met AI om verslagen te maken: "meer tijd voor persoonlijke begeleiding"

In Kortrijk zijn 20 maatschappelijk werkers van het OCMW gestart met een testproject rond Magic Notes. Dat is een programma dat speciaal ontwikkeld is voor maatschappelijk werk en gesprekken kan omzetten tot een gestructureerd verslag. Het programma herkent en begrijpt verschillende talen en zelfs dialecten zoals het West-Vlaams. 

De app moet de maatschappelijk werkers helpen om minder tijd te spenderen aan administratieve taken. "Daar kruipt op vandaag veel tijd in", zegt schepen van Sociale Zaken Giovanny Saelens (N-VA). "Door de administratieve last te verlichten kunnen onze medewerkers meer tijd maken voor persoonlijke begeleiding. Het is een mooi voorbeeld van hoe techniek onze diensten slimmer, sneller én menselijker kan maken."

"Ik heb de app ondertussen al bij ongeveer 30 tot 35 cliënten gebruik en het werkt verrassend goed", zegt maatschappelijk werker Arne Van Iseghem. "Er zijn wel eens wat kleine woordjes waar het systeem over struikelt, maar in grote lijnen geeft het correct weer wat er wordt verteld. Je kan het ook zo instellen dat het gesprek wordt weergegeven per onderwerp of per levensdomein. Ik merk dat ik mij dankzij de app veel beter op de gesprekken zelf kan concentreren omdat ik niet constant met mijn notities moet bezig zijn. Als er afspraken worden gemaakt, dan vat de app dat ook goed samen: ik zorg voor dit, de cliënt bezorgt me dat. Het is een handig systeem."

Of AI er voor zal zorgen dat er op termijn jobs wegvallen bij het OCMW? "Ik denk het niet", zegt Van Iseghem. "Uiteindelijk heb je nog altijd mensen nodig om de gesprekken te voeren. Dat kan je niet aan een computer overlaten. Het is vooral een tool die ons toelaat om meer tijd en aandacht aan onze cliënten te besteden." 

Kortrijk is bij de eerste steden in Vlaanderen om de app uit te testen. In het buitenland wordt hij al vaker gebruikt. Een lokaal bestuur uit Schotland won er zelfs een award mee. Meer dan 1.000 werknemers daar gebruiken de tool en willen niet meer terug naar manuele verslaggeving. De jury prees de app voor de duidelijke tijdwinst, de sterke menselijke controle en de positieve impact op de werktevredenheid. 

De testperiode in Kortrijk begon in november en loopt nog tot eind januari. Kortrijk hoopt in die tijd een kleine 2.000 gesprekken te hebben omgezet in een verslag. Magic Notes zou zo'n 30 procent tijdwinst moeten opleveren en voor betere, uniformere verslagen moeten zorgen. De testperiode moet ook aantonen in hoeverre cliënten openstaan voor AI. De tool wordt namelijk enkel gebruikt als zij uitdrukkelijk akkoord gaan. Als het een succes blijkt, zullen nog meer medewerkers in Kortrijk de app leren gebruiken.