De opbouw van een groot festival duurt enkele weken, maar al het materiaal - van toiletten tot podia - wordt zeker een jaar op voorhand besteld. Ook artiesten vragen vaak specifiek materiaal aan Belgische bedrijven. Van instrumenten tot grote schermen: festivals proberen zo goed mogelijk aan de eisen van artiesten te voldoen. Lenn Van Meeuwen (stagemanager van The Barn op Rock Werchter) en Robbie Scaut (logistiek coördinator van Pukkelpop) geven een blik achter de schermen.
Veel artiesten lenen instrumenten bij een festival en een podiumcrew bouwt dag en nacht door: zo wordt een festival georganiseerd
Kirsten Sokol
Gepubliceerd:
Stijn Van de Voorde (Studio Brussel) brengt in zijn wekelijkse podcast 'De popcast' het muzieknieuws van het moment. In de maand juni blikt hij samen met VRT NWS-journalist Kirsten Sokol vooruit op de festivalzomer van 2025. De 2e aflevering gaat over de opbouw van een festival. Wat gebeurt er achter het podium, zowel voor als tijdens een festival?
Festivalorganisatoren werken het hele jaar door aan hun evenement. Artiesten worden soms een jaar op voorhand geboekt. En de plannen voor de opbouw van het terrein worden maanden op voorhand gemaakt.
"In september evalueren we de voorbije editie van Rock Werchter. Tijdens Pukkelpop 2025 ben ik al bezig met Rock Werchter 2026", zegt Lenn Van Meeuwen, stagemanager van The Barn op Rock Werchter.
Van Meeuwen is de eindverantwoordelijke voor alle technische voorzieningen voor in The Barn op Rock Werchter. Hij voorziet alles wat artiesten vragen in hun 'technische rider', een gedetailleerd instructieboekje over hun podiumact.
"Voor The Barn werk ik op voorhand een plan uit voor al het materiaal, om de wissels tussen de shows zo vlot mogelijk te doen. Daar loopt relatief weinig mee verkeerd."
"Tijdens het festival ben ik continu met 3 artiesten tegelijk bezig: degene voor wie we alles klaarzetten, de artiest die optreedt en de artiest wiens materiaal wordt afgebroken. Enkel het podium en de vaste geluidsinstallatie wisselen we niet tussendoor."
De klok rond aan het werk
Van Meeuwen en zijn team zijn tijdens het festival letterlijk 24 uur op 24 met alles bezig, op en achter de podia. "We beginnen 's morgens rond 6 uur om alles voor de headliner klaar te zetten, want die komt 's nachts pas toe. We willen de hoofdact nog laten soundchecken voor de festivalwei opengaat."
"Voor de headliner hebben we een aparte nachtploeg ter beschikking, om eventueel dingen bij te bouwen zoals een catwalk. We proberen zo goed mogelijk te voorzien wat artiesten vragen. Daarvoor moet onze slaap tijdens het festival wijken."
Vooral beginnende artiesten, punkers en rockbands laten hun instrumenten lokaal leveren
Lenn Van Meeuwen, stagemanager The Barn op Rock Werchter
Artiesten touren vaak niet met hun eigen instrumenten en podiummateriaal. Enkel de headliners nemen zelf alles mee wat ze nodig hebben.
"Vooral beginnende bands en punk- of rockacts laten hun materiaal lokaal leveren. Op 3 kleinere podia op Pukkelpop (de Lift, de Backyard en de Club) voorzien we een basispakket aan instrumenten en versterkers. We maken op basis van alle riders de grootste gemene deler."
"Beginnende artiesten komen met 1 volgestouwde bestelwagen, de grote namen brengen tientallen vrachtwagens mee met hun decor, camera's, lasers en instrumenten. 10 jaar geleden vroeg enkel de headliner op de Main Stage een led-wall. Nu gebruikt bijna elke artiest een scherm. Op Pukkelpop heeft bijna elk podium er eentje."
Headliners brengen eigen materiaal mee dat andere artiesten niet mogen gebruiken
Lenn Van Meeuwen, stagemanager The Barn op Rock Werchter
Soms hangen er 2 schermen bij 1 podium. "Headliners willen enkel hun eigen scherm gebruiken, omdat het geconfigureerd is naar hun set. Ze staan erop dat hun persoonlijke materiaal wordt opgebouwd en dat geen enkele andere artiest er gebruik van maakt."
De Belgische backlinefirma Kick levert instrumenten aan tientallen festivals en internationale artiesten als Iggy Pop en Nick Cave. Als artiesten het geleende materiaal (al dan niet bewust) beschadigen, dan volgt de rekening. "Potje breken, is potje betalen. Zo simpel is het", zegt Marijn Broeckaert van Kick.
"Op Pukkelpop bijvoorbeeld vinden sommige zangers het cool om hun microfoon tegen de grond te zwaaien of kapot te slaan. We staan dan zeer niet rock-'n-roll na het concert klaar met een betaalbakje om backstage af te rekenen. Dat gebeurt elke zomer een paar keer en daar wordt niet moeilijk over gedaan."
Materiaal reist de hele zomer van festival naar festival
Naast het festivalterrein zijn de festivalcampings een enorme logistieke operatie. Op Pukkelpop blijven 40.000 festivalgangers en nog eens 5.000 medewerkers overnachten. "Ook met die campings zijn we een jaar op voorhand bezig", zegt Robbie Scaut, coördinator van alle logistiek op Pukkelpop.
"De douches en mobiele toiletten moeten we een jaar op voorhand reserveren om er voldoende te hebben. Daarvoor hebben we vaste leveranciers. Ook alle werfunits die in de backstage staan, bestellen we een jaar op voorhand."
"Via sociale media willen we bezoekers zo goed mogelijk informeren over onze faciliteiten. Zodat ze weten wat ze allemaal mogen meebrengen en wat ze ter plekke kunnen kopen. Zeker voor jonge tieners die voor de eerste keer naar een festival komen, is dat belangrijk."
Volgens Scaut lopen festivals in België en Nederland zeker qua veiligheid enorm voor op andere landen. "Kleine campingvuurtjes zijn ondertussen al 10 jaar verboden op Pukkelpop. Toen ik begon in 1993 stonden er al 'crash barriers' aan het hoofdpodium." (Door die panelen is er een veilige afstand tussen het publiek en het podium, red.)
"We bieden op het festivalterrein voldoende ruimte tussen de podia, zodat mensen het gevoel hebben dat ze vrij kunnen rondlopen. Zo vermijden we conflicten. Daarnaast is er veel security aanwezig op het terrein, zonder heel zichtbaar te zijn."
Op Pukkelpop moet de opbouw nog beginnen. Begin juli - een 5-tal weken op voorhand - beginnen ze eraan in Kiewit. Daarvoor gebruiken ze veel materiaal dat rechtstreeks van Rock Werchter komt.
Veel materiaal komt na de afbraak op Rock Werchter rechtstreeks naar ons voor de opbouw
Robbie Scaut, logistieke coördinator van Pukkelpop
"Zij breken alles af wanneer wij beginnen op te bouwen, dus we delen enorm veel materiaal. Dat gebeurt onderling tussen alle grote festivals. Het is een heel ecosysteem", legt Robbie Scaut uit.
"We beginnen de opbouw door aan de lokale boer te vragen om de prikkeldraad los te maken. Dan bakenen we met een gps-toestel alle zones af, voor de podia en werfcontainers. Daarna leggen we 5.000 staalplaten op de grond als basis. In de laatste week werken meer dan 1.500 medewerkers het mobiele dorp Pukkelpop af."
