Wat is een (elektronische) aangetekende zending en welke jurdische waarde heeft die?

Een document heeft pas waarde in de rechtbank als het zeker ontvangen is en als je kunt bewijzen op welke datum dat is gebeurd. Daarom is het aangeraden en soms zelfs verplicht om in bepaalde situaties een aangetekende brief te sturen. Denk maar aan het opzeggen van een belangrijk contract, het indienen van je ontslag of om iemand in gebreke te stellen. Advocaat Nino Darsalia beantwoordt de meest gestelde vragen over de aangetekende zending.

"Een aangetekende zending blijft vaak de veiligste manier om belangrijke communicatie te voren. Omdat je als verzender dan een bewijs hebt dat je de brief effectief verstuurd hebt en dat die is afgeleverd. Dat kan in theorie ook op andere manieren, maar een rechter zal daar niet altijd rekening mee houden. Alleen om een aangetekende zending kan een rechter met zekerheid nooit heen. Een klassieke aangetekende zending kan je enkel versturen met Bpost."

In het nieuw Burgerlijk Wetboek wordt een e-mail sinds 2023 wel erkend als een geldige kennisgeving. Dat kan weliswaar alleen onder strikte voorwaarden. Als je kunt bewijzen dat de bestemmeling de e-mail heeft gelezen, dan kan de e-mail gelden als bewijs. Dat kan bijvoorbeeld omdat je een antwoord hebt ontvangen of omdat je een leesbevestiging hebt gekregen.

Kan je niet bewijzen dat de bestemmeling jouw e-mail heeft ontvangen, dan zal een rechtbank jouw e-mail enkel als bewijs aanvaarden als de bestemmeling vooraf toestemming heeft gegeven om via e-mail op een specifiek e-mailadres te communceren. Via e-mail werken, kan dus nog steeds voor discussie zorgen. Een bericht kan bijvoorbeeld altijd in de spamfolder belanden. Alleen als er vooraf contractueel was afgesproken dat de communciatie via e-mail kon verlopen, kan jouw ongelezen e-mail aanvaard worden als bewijs. Ook al heb je geen antwoord of leesbevestiging ontvangen.

In sommige gevallen blijft een aangetekende zending verplicht. Dat wordt meestal bepaald in de overeenkomst die je bent aangegaan. Zo heeft jouw werkgever jou inglicht op welke manier(en) je je ontslag mag indienen.

"Dat is een soort van versleutelde e-mail, waaraan je eventueel ook bijlagen kunt toevoegen. Een elektronische aangetekende zending heeft dezelfde juridische waarde als de papieren versie. Bedrijven noemen het ook wel eens een "aangetekende e-mail", maar je mag het niet verwarren met een standaard e-mail. De ontvanger krijgt een e-mail en moet zich ook aanmelden met zijn e-ID of de ItsMe app om zich te identificeren, om zeker te zijn dat het de juiste bestemmeling is."

"Een elektronische aangetekende zending kan je niet versturen via Bpost, maar via andere bedrijven die de dienst mogen aanbieden zoals DigiConnect en EasyPost . Niet iedereen mag die elektronische zendingen zomaar aanbieden. Een aantal bedrijven hebben van de overheid de toestemming en certificaten gekregen om deze dienst te verlenen."

"Allereerst is het meestal goedkoper om iets elektronisch aangetekend te versturen, dan wanneer je dat op papier doet. Dat kan doorgaans al voor zo'n 2 euro, maar kijk tarieven bij de aanbieders altijd vooraf goed na. Bij Bpost betaal je iets meer dan 9 euro voor een fysieke aangetekende zending tot 50 gram."

"In de wet staat ook dat de datum waarop je de elektronische aangetekende brief digitaal verstuurt, de datum is die juridisch geldt als datum van verzending. Met andere woorden: als het belangrijk is dat je de brief op een bepaalde dag verstuurt, dan kan je nog tot 's avonds laat een elektronische zending maken wanneer het postkantoor al lang dicht is."

"Er zijn natuurlijk altijd mensen die geen e-mailadres of toegang tot het internet hebben. De wet voorziet dat niemand verplicht kan worden om rechtshandelingen te stellen via elektronische weg. Dat betekent dat de geadresseerde van een elektronisch aangetekende zending expliciet of impliciet zou kunnen weigeren om de elektronische zending te ontvangen. Dan kan een hybride zending een oplossing zijn."

"Als de elektronische brief niet of niet binnen een bepaalde periode wordt geaccepteerd door de ontvanger, schakelen sommige systemen automatisch over op "hybride". Dat wil zeggen dat de dienstverlener jouw brief en eventuele bijlages gaat afdrukken en alsnog als een fysieke aangetekende zending zal versturen naar de ontvanger."

"Let wel op: stel dat je instelt dat een brief pas na een paar dagen hybride moet worden, dan geldt de datum van het elektronisch indienen niet meer als verzenddatum, maar wel de datum van afgifte op het postkantoor. Je aangetekende zending zal dan ook een pak duurder uitvallen, want de bedrijven rekenen de kosten die zij aan Bpost moeten betalen natuurlijk gewoon aan jou door."

"Eens de ontvanger tekent voor ontvangst, kan die niet meer doen alsof hij van niets wist. Maar hij is niet verplicht om te tekenen. Het is niet per se slim om te weigeren, maar het mag. Dan noteert de postbode dat en wordt de brief teruggestuurd naar de afzender. Ook als je een aangetekende brief moet afhalen op het postkantoor en hem daar langer dan 15 dagen laat liggen, wordt die retour gestuurd."

"Je kan wel tekenen voor ontvangst, maar je bent niet verplicht om de brief te openen of te lezen. De ontvangst van de brief wordt geregistreerd, maar niet de inhoud. Puur juridisch zou je zelfs kunnen zeggen dat je niet op de hoogte bent van wat erin staat, maar dat is niet altijd zo slim."

Om die reden kiezen sommige mensen ervoor om een aangetekende brief zonder enveloppe te versturen. Je kan het papier dichtvouwen met de bedrukte of beschreven kant naar binnen en de zijkanten dichtkleven met plakband. Op de buitenkant schrijf je dan het adres van de bestemmeling en kan je de zending frankeren. Op die manier zal de poststempel met de datum van verzending ook aangebracht worden op de brief zelf en kan de ontvanger in principe nooit beweren dat hij de brief niet heeft gekregen wanneer hij heeft ondertekend voor ontvangst.

Let wel op: als het formaat van de dichtgevouwde brief afwijkt van de standaardafmetingen zal Bpost jouw brief als niet-genormaliseerd beschouwen. Bij vierkante kaartjes of brieven is dat bijvoorbeeld het geval. Je zal dan meer verzendkosten betalen dan wanneer het formaat wel genormaliseerd is.