Bpost levert rouwbrieven voortaan via een extra beveiligd circuit af bij de bestemmeling. Met behulp van een traceersysteem kunnen de uitvaartondernemer en de nabestaanden op de voet volgen of en wanneer een rouwbrief is aangekomen. Het postbedrijf komt daarmee tegemoet aan een oud en pijnlijk probleem dat geregeld opdook. Rouwbrieven werden wel eens veel te laat bezorgd waardoor veel mensen afwezig bleven op een uitvaartplechtigheid.
Speciale rode postzak en track & trace: nieuw systeem van bpost moet voorkomen dat rouwbrieven te laat komen
Harald Scheerlinck
Gepubliceerd:
Xavier Taveirne is jouw consumentenman. Hij presenteert elke werkdag tussen 9 uur en 10 uur 'WinWin' op Radio2. Heb je een vraag, tip of probleem? Mail naar winwin@radio2.be.
Rouwbrieven kunnen vanaf nu veiliger en traceerbaar verstuurd worden bij bpost. Op die manier wil het bedrijf vermijden dat de brieven nog te laat of soms helemaal niet worden afgeleverd. "Rouwbrieven zijn natuurlijk de meest emotioneel geladen brieven die mensen elkaar sturen. In het verleden liep de bezorging soms verkeerd, daar moeten we eerlijk in zijn. Daarom zijn we, samen met koepelorganisatie Funebra, intensief aan de slag gegaan om een sluitende oplossing te bedenken voor het probleem", legt woordvoerder Mathieu Goedefroy van bpost uit.
Vandaag worden in ons land jaarlijks nog 1,2 miljoen papieren rouwbrieven via bpost verstuurd. In 2019 waren dat er nog 4 miljoen. Het aantal daalt elk jaar, maar het zijn er nog steeds meer dan genoeg voor bpost om in te grijpen.
We verwachtten een 600-tal mensen op de uitvaart van onze vader, maar geen enkele rouwbrief kwam aan.
Vera Hoorens, luisteraar 'WinWin'
Het nieuwe systeem moet drama's zoals in het geval van Vera Hoorens en haar familie in de toekomst vermijden. "Mijn vader overleed iets meer dan een jaar geleden. We organiseerden met veel toewijding een grote plechtigheid. Onze familie- en vriendenkring is groot en dat zou hij zo gewild hebben", begint Vera haar verhaal bij 'WinWin', het consumentenprogramma op Radio2.
De familie verstuurde 188 rouwbrieven, maar geen enkele brief kwam op tijd aan. "Alleen hadden we dat pas door op de dag van de uitvaart zelf. We verwachtten een 600-tal mensen, maar uiteindelijk kwamen er amper een 30-tal opdagen om ons te steunen en afscheid te nemen van onze vader. Voor ons was dat enorm pijnlijk en traumatiserend."
Na lang aandringen en na de tussenkomst van de Ombudsdienst Post kregen Vera en haar familie uiteindelijk een verklaring voor wat er was misgelopen. "De brieven werden pas 5 dagen na de uitvaart afgestempeld, nadat we hadden geklaagd. De postzak waarin alle rouwbrieven zaten, was per ongeluk naar een afdeling voor grote bedrijven in Brussel gestuurd. Toen bpost merkte dat die zak daar niet thuishoorde, hebben ze die daar nog een week laten staan."
Hoe werkt het nieuwe systeem?
De uitvaartondernemer bezorgt de nabestaanden een speciale, rode postzak. Die tas is voorzien van een unieke barcode zodat hij tijdens het verzendproces gevolgd kan worden. De familie kan de rouwbrieven in de zak steken en zelf of via de begrafenisondernemer vóór 16 uur in een postkantoor afgeven. Bij postpunten kan dat momenteel nog niet. Rouwzegels of andere postzegels kleven, is voortaan niet meer nodig.
In totaal bieden zo'n 700 uitvaartcentra het systeem aan, dat is de overgrote meerderheid van alle centra in België. Biedt jouw uitvaartondernemer die dienst niet aan? Vraag dan in een postkantoor naar de rode zak en steek je rouwbrieven daarin.
De brieven worden behandeld via een extra beveiligd en versneld circuit. Alle brieven worden tijdens het verzendproces individueel opgevolgd. Wanneer een brief vertraging oploopt of niet kan worden afgeleverd, wordt de uitvaartondernemer daar automatisch door bpost van op de hoogte gebracht zodat die de familie kan inlichten.
De belofte om rouwbrieven ten laatste op de volgende werkdag af te leveren, blijft bestaan. De prijs zal voor de nabestaanden niet verhogen. Per rouwbrief betaal je nog steeds evenveel als voor een gewone priorzending voor brieven tot 50 gram in een normaal formaat (2,37 euro, red.). De facturatie gebeurt achteraf via de uitvaartondernemer.
Rouwzegels blijven bestaan, maar brieven die op die manier gefrankeerd worden, zullen minder nauwkeurig worden behandeld. Ook ontvang je geen melding wanneer er onderweg iets zou mislopen.
Een bijna perfect resultaat
Bpost maakt zich sterk dat de kans dat er nog iets misloopt met rouwpost aanzienlijk kleiner zal worden. "We hebben het nieuwe verzendproces 4 maanden lang uitgebreid getest. Die testen leverden een bijna perfect resultaat op. In 99,9% van de gevallen komen rouwbrieven nu op tijd aan. Perfectie bestaat natuurlijk niet. Een adres kan bijvoorbeeld nog altijd verkeerd op een brief staan, maar nu gaan we tenminste kunnen nakijken waar en wanneer het misloopt, zodat er op tijd kan worden ingegrepen. In het zeldzame geval dat een rouwbrief alsnog vertraging oploopt of niet bezorgd wordt, dan wordt de familie op de hoogte gebracht door de uitvaartondernemer."
Funebra, de federatie van Belgische uitvaartondernemers, ondersteunt het project van bpost. "We zijn blij dat bpost met het probleem aan de slag is gegaan", vertelt voorzitter Johan Dexters. "Met de regelmaat van de klok kwamen er opmerkingen en klachten over rouwbrieven die te laat werden geleverd. Je kon dat moeilijk bewijzen, maar blijkbaar was er hier en daar wel degelijk een probleem bij bpost. Ook bij bpost zelf konden ze daar moeilijk de vinger op leggen. Dat heeft ertoe geleid dat we die garantie van een snelle bezorging beter wilden kunnen garanderen. Daarom is dit nieuwe systeem nu in het leven geroepen."
