Wat is een syndicus en wat mag die wel en niet doen? "Als eigenaars het parlement zijn, is de syndicus de premier"

Tom Vandermeersch was meer dan 20 jaar actief als syndicus. Vandaag geeft hij onafhankelijk advies en begeleiding aan eigenaars, verenigingen van mede-eigenaars (VME's) en syndici. Hij beantwoordt de meest gestelde vragen.

"In eerste instantie moet een syndicus de beslissingen uitvoeren die tijdens de Algemene Vergadering (AV) worden genomen door de mede-eigenaars. Dat kan bijvoorbeeld gaan over de renovatie van de inkom, over het verven van de trappenhal tot een nieuw poetsbedrijf zoeken. De syndicus moet dan bijvoorbeeld offertes opvragen en die voorleggen aan de mede-eigenaars. Als die offerte wordt goedgekeurd, ziet de syndicus erop toe dat de werken worden uitgevoerd zoals afgesproken. Je kan de syndicus vergelijken met een premier en de AV is dan het parlement."

De AV van mede-eigenaren beslist wie aangesteld wordt als syndicus. Dat moet altijd met een absolute meerderheid gebeuren en de aanstelling gebeurt voor 1, 2 of 3 jaar. Daarna moet er opnieuw een verkiezing van de syndicus gebeuren. Het is niet verplicht om een professioneel bedrijf in te schakelen.

"Elke mede-eigenaar kan ervoor kiezen om zich kandidaat te stellen als syndicus. Dan spreken we over de vrijwillige syndicus."

De grootste groep zijn professionele syndici die erkend zijn door het Beroepsinstituut voor Vastgoedmakelaars (BIV). "Die mensen moeten over de nodige kwalificaties beschikken, een stage doen en slagen voor een examen. Het BIV verplicht zijn leden ook om elk jaar minstens 10 uur bijscholing te volgen." Vaak werken erkende syndici in opdracht van een groter bedrijf. De laatste jaren is er een concentratie aan de gang waardoor er steeds minder bedrijven overblijven.

Er zijn wel een paar uitzonderingen. "Boekhouders, advocaten, landmeters en architecten hebben geen erkenning van het BIV nodig om het beroep van syndicus uit te voeren. Ze staan wel onder toezicht van hun eigen beroepsorganisaties."

"Een syndicus staat in voor het administratief, financieel, technisch en juridisch beheer van een gebouw. Dat wil zeggen dat hij de VME, die een rechtspersoon is, vertegenwoordigt. Hij roept de jaarlijkse Algemene Vergadering samen of wanneer dat nodig is een extra bijzondere vergadering. Hij mag ook zonder toestemming van de AV instaan voor alle nodige en bewarende maatregelen in geval van een defect of een calamiteit. De syndicus moet ook zorgen voor de goede orde en rust in een residentie."

Een syndicus heeft enkel een mandaat voor het beheer van de gemeenschappelijke delen. "Dus wanneer er een kraan in een appartement blijft lekken of er is een probleem met een individuele gasketel, dan zal of mag de syndicus daar niet in tussenkomen. Soms is het voor mensen niet duidelijk welke delen gemeenschappelijk zijn en welke niet. Je kan best de basisakte en het reglement van mede-eigendom nalezen. Daar staat alles netjes in beschreven."

"Voor het bepalen van het ereloon van de syndicus wordt doorgaans rekening gehouden met verschillende factoren. Zo zal de regio waarin het gebouw ligt bepalend zijn. Brussel is duurder dan pakweg West-Vlaanderen. Ook de grootte, ouderdom van de residentie en de complexiteit van het dossier worden mee in rekening meegenomen."

Volgens Vandermeersch moet je gemiddeld rekenen op een maandelijkse kost van 18 tot 22 euro per appartement. "Er zijn uitschieters tot 30 euro of meer voor erg complexe dossiers. Klein VME's hebben het ook steeds moeilijker om een professionele syndicus te vinden die bereid is om hun gebouw te beheren. Daardoor betalen zij ook vaak meer."

"Mensen denken vaak dat gemeenschappelijke kosten ook naar de syndicus gaan, maar dat is natuurlijk niet zo. Denk maar aan het onderhoud van de lift bijvoorbeeld. Die kosten worden verdeeld volgens de aandelen die je binnen de VME bezit. Dat is uiteraard iets helemaal anders." De syndicus zal instaan voor de werken aan de lift en de betaling, maar het geld wordt betaald aan de hersteller.

"De wet legt vast dat een syndicus op twee manieren kan worden betaald: enerzijds heb je het forfaitaire ereloon, anderzijds voor bijkomende prestaties. Het ereloon wordt betaald voor het dagelijks beheer zoals het technisch beheer, het voeren van de boekhouding, het afsluiten en opvolgen van contracten in naam van de VME, het bijeenroepen van de AV, ..."

"Uiteraard zullen prestaties die niet tot dat forfaitaire takenpakket behoren extra vergoed moeten worden. Welke prestaties dat zijn, hangt af van de afspraken die er zijn gemaakt tussen de syndicus en de VME. Dat kan bijvoorbeeld gaan over het verschaffen van wettelijke inlichtingen bij de verkoop van een appartement, een tussenkomst bij een wanbetaler, een tussenkomst in een invorderingsdossier, het opstellen of aanpassen van het reglement van interne orde, ..."

"Steeds meer syndici brengen, volgens mij terecht, ook kosten in rekening voor het opvolgen en begeleiden van renovaties of voor het opvolgen van schadegevallen met een verzekeraar."

Wanneer je een discussie of conflict hebt met je syndicus, doe je er goed aan om eerst te proberen om daar onderling uit te geraken. Lukt dat niet, dan zijn er een aantal andere wegen die je kunt bewandelen.

"Ik ben voorstander van een neutrale bemiddelaar. Het is soms zinvol dat een buitenstaander met kennis van zaken met de verschillende partijen aan tafel gaat zitten om tot een consensus te komen."

Helaas lukt dat niet altijd of kunnen de mede-eigenaars niet langer met de syndicus door één deur. Als de syndicus een lid is van het BIV en je bent van mening dat hij een deontologische fout heeft gemaakt, dan kan je bij de vereniging gaan aankloppen. Het is belangrijk dat je je klacht goed onderbouwt. Het BIV zal de zaak dan onderzoeken."

De enige maatregelen die het BIV eventueel kan opleggen zijn tuchtsancties zoals een waarschuwing, berisping, schorsing of een schrapping van de erkenning.

Gaat het conflict verder dan dat, dan zal je juridische stappen moeten ondernemen. Daarvoor moet je mogelijk een beroep doen op een advocaat. Je laat je hoe dan ook beter bijstaan met juridisch advies. "Als je het als mede-eigenaar niet eens bent met beslissingen die tijdens een AV zijn genomen, kan je binnen de vier maanden ook naar de vrederechter stappen."