Deel van archief gerechtsgebouw Antwerpen verhuist naar privaat bedrijf in Genk door plaatsgebrek

In de kelders van het gerechtsgebouw en het hof van beroep in Antwerpen worden kilometers aan gerechtelijke archieven bijgehouden. Er komen dagelijks ook nieuwe dossiers bij, waardoor er steeds minder plaats is om die dossiers deftig bij te houden. Justitie is daarom een proefproject gestart om dat plaatsgebrek tegen te gaan.

"We hebben samen met de FOD Justitie beslist om samen te werken met een private partner om 2,8 kilometer aan archief te verhuizen naar een veilige opslagplaats", zegt Kristof Aerts van het Antwerpse parket. "Op die manier creëren we opnieuw meer plaats om het archief dat ondertussen is opgebouwd in andere delen van het gebouw, op een deftige manier te archiveren."

De bewaartermijnen van de archieven zijn afhankelijk van het type rechtbank. Bij correctionele zaken bedraagt die termijn bijvoorbeeld 20 jaar.

"We hebben een selectie gemaakt van dossiers die op dit moment op een andere plaats kunnen bijgehouden worden. Het zijn dossiers die we niet meer vaak nodig hebben of moeten opvragen, maar als het toch nodig is, kan het binnen de 60 minuten digitaal worden aangeleverd", zegt Aerts. "Het gaat dus zeker niet over cold cases. Die hebben we hier nodig om op te volgen."

De komende twee tot drie weken verhuizen de dossiers dus naar de firma Youston in Genk. Dat is een bedrijf dat zich bezighoudt met het bewaren en digitaliseren van confidentiële documenten, van onder meer banken, verzekeringsmaatschappijen en ziekenhuizen.

"Geheimhouding is cruciaal in onze job. Ons gebouw is volledig onder de controle van het ministerie van Binnenlandse Zaken en al onze mensen worden gescreend door de Staatsveiligheid", zegt Pieter Vansynghel van Youston.

"De dossiers worden een voor een bekeken, vastgelegd en gescand en gaan dan de vrachtwagen op. Eens aangekomen in Genk wordt alles nog eens nagekeken en daarna opgeslagen in de beveiligde archieven", zegt Vansynghel. "Alles wordt ook willekeurig gearchiveerd, om optimale beveiliging te verzorgen."

De huidige manier van werken met volledig papieren dossiers is voorbijgestreefd, klinkt het. "Laat ons een kat een kat noemen: op vlak van digitalisering komt justitie van bijzonder ver", zegt Paul Van Tigchelt (Open VLD), minister van Justitie.

"Het beheren van al deze archieven kost enorm veel tijd en ruimte. Bovendien bestaan er her en der al veel langer problemen met onder meer schimmelvorming. Op zo’n omslachtige manier archiveren is niet meer van deze tijd en steeds minder te verantwoorden."

"We creëren in 2024 de mogelijkheid om dossiers enkel nog digitaal op te stellen en te bewaren. Op termijn zullen er geen papieren dossiers meer in de kelders van de rechtbanken en hoven liggen", aldus Van Tigchelt.