L’entreprise limbourgeoise d’archivage et de digitalisation Youston s’apprête à numériser l'intégralité des documents de l'administration flamande. Pour ce faire, la société basée à Genk collectera, nettoiera et numérisera plus d'un milliard de documents au cours des quatre prochaines années. Il s'agit notamment de documents administratifs émanant du gouvernement flamand, des villes et des communes, mais aussi d'organismes publics tels que la société de transports en commun De Lijn et l’entreprise flamande de traitement des déchets Ovam. "C'est le plus grand projet de numérisation jamais réalisé en Belgique", affirme le directeur général Pieter Vansynghel.
Au rythme d'un million de documents par jour pendant 4 ans, Youston à Genk va numériser un milliard d'archives publiques
Anne François
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Youston a remporté ce lundi le contrat du gouvernement flamand. Ce dernier souhaite que tous les documents administratifs soient accessibles en ligne sur une plateforme sécurisée d'ici quatre ans. Actuellement, nombre d'entre eux ne sont disponibles qu'en format papier.
La numérisation de tous ces documents représente un travail colossal, puisqu'il s'agit de plus d'un milliard de feuilles de papier. "Nous visons un million de documents par jour. 75 personnes travailleront sur ce projet au cours des quatre prochaines années", explique le Pieter Vansynghel.
Collecte des documents en camionnette
Les documents seront collectés physiquement dans toute la Flandre. "Nos équipes sillonneront les rues en camionnette pour aller étiqueter et emballer les documents dans les caves. Ils seront ensuite transportés en toute sécurité jusqu'à notre siège social à Genk", explique Vansynghel.
Nous retirons toutes les agrafes et les post-it de ces documents
Pieter Vansynghel, CEO de Youston
"À Genk, les documents sont nettoyés", explique le directeur général. "Nombre d'entre eux contiennent encore des agrafes ou des post-it. Une fois nettoyés, ils sont numérisés. Ils sont ensuite accessibles via une connexion sécurisée sur la plateforme numérique. Nous leur attribuons également des noms clairs pour faciliter leur recherche."
Informations sensibles
Les documents administratifs contiennent partiellement des informations sensibles. "Nous travaillons actuellement pour des banques, des hôpitaux et des compagnies d'assurance. Notre entreprise est équipée pour numériser les informations sensibles. Des contrôles suffisants sont également en place."
Notre personnel est contrôlé par la Sûreté de l'État
CEO Pieter Vansynghel
Ce contrôle est important. "Nous sommes sous la supervision directe de la Banque nationale de Belgique. De plus, notre personnel est contrôlé et surveillé par la Sûreté de l'État", explique Vansynghel.
D’après le CEO, il sera également très difficile pour le personnel de Youston d'examiner les documents en détail. "Chaque employé traite entre 10.000 et 20.000 documents par jour. Il n'y a donc tout simplement pas le temps de les lire attentivement".
L'ensemble du projet nécessitera la création de 25 emplois supplémentaires. "Nous sommes donc ravis d'avoir décroché ce contrat", soulignait le directeur général Pieter Vansynghel. "Il assure la stabilité de notre entreprise. De plus, c'est toujours un atout pour une entreprise belge de pouvoir exécuter un contrat public."