Depuis le 1er avril dernier, les entreprises comptant au moins vingt travailleurs doivent avoir conclu des accords sur le droit à la déconnexion des salariés, c’est-à-dire le droit de ces derniers à être injoignables en dehors des heures de travail. Les accords doivent être intégrés dans une convention collective ou dans le règlement de travail. Alors que les vacances d’été approchent à grands pas, "les employeurs ont tout intérêt à se mettre bien d’accord avec leur personnel sur la façon dont ils peuvent se détacher de leur activité professionnelle pendant leurs congés", estime Lode Godderis, professeur en Médecine du travail à la KU Leuven et CEO du service externe de prévention Idewe. "Ne pas déranger est la norme. Mais dont-on quand même pouvoir joindre quelqu’un qui est en vacances ? Il faut bien se mettre d’accord entre collègues et définir ce qui peut être considéré comment urgent".
Premier été avec un "droit à la déconnexion" : comment s'aider entre collègues pour ne pas être dérangés en vacances
"Les collaborateurs ont le droit d'être hors ligne après les heures de travail habituelles", explique le prestataire de ressources humaines SDWorx. "Personne ne doit donc encore se sentir obligé d'être joignable en permanence. Le téléphone professionnel peut rester sur silencieux et les boîtes mail fermées. Même chose pour Teams et les groupes WhatsApp professionnels." Concrètement, l’employeur n’a le droit de contacter ses collaborateurs que dans des "cas très exceptionnels" en-dehors des heures de travail. Et ces derniers ne peuvent subir des effets négatifs du fait qu’ils ne répondent pas au téléphone ou ne lisent pas leurs courriels avant ou après leurs heures de bureau, le week-end ou pendant leurs vacances.
Selon une étude de Securex, le risque de burn-out est 4,8 fois supérieur chez les personnes dont les employeurs attendent qu'ils travaillent en dehors des heures de bureau. Plus de la moitié (55,2%) des télétravailleurs gardent d'ailleurs les notifications sur leur téléphone professionnel en dehors des heures de travail. Le droit à la déconnexion en entreprise fait partie de l’accord pour l'emploi conclu par le gouvernement fédéral l'année dernière. Il contient une série de mesures visant à mieux équilibrer vie professionnelle et vie privée.
"Si vous travaillez en permanence de façon concentrée, il est important de pouvoir vous détendre après les heures de bureau, de vous détachez de votre travail, pour refaire le plein en énergie", précise le professeur Lode Godderis, spécialisé en Médecine du travail. "On sait que le fait de rester en permanence connecté avec son emploi peut mener à long terme à des affections comme le burn-out. Pour le bien-être mental, il est donc important de pouvoir se déconnecter".
A la veille des longues vacances d’été, le service de prévention et de protection au travail Idewe dirigé par Lode Godderis propose donc quelques conseils pour tenir compte du congé de chacun, entre collègues.
1. "Ne pas déranger" est le principe de base
Avant toute chose : poser une question à un collègue qui est en vacances n’est autorisé par la loi sur le droit à la déconnexion que si un accord a été passé à ce sujet au préalable. Evaluez aussi avant de le faire si le dérangement en vaut vraiment la peine.
"Déranger un collègue en congé pour s’épargner deux minutes de recherche est bien différent de faire appel à un collègue en congé qui possède une information cruciale sans laquelle toute l’équipe ne peut continuer à travailler", explique Lode Godderis.
2. Mettez-vous d’accord pour quoi et comment déranger
Doit-on et peut-on vraiment déranger un collègue en vacances ? Veillez à vous mettre d’accord au préalable sur les raisons pour lesquelles vous pouvez ou non faire appel à un collègue qui est en congé, et comment il souhaite que cela se fasse. Par exemple en lui envoyant d’abord un message sur l’application WhatsApp, au lieu de lui passer d’emblée un coup de fil, vous donnez à votre collègue la flexibilité de décider quand il peut être dérangé.
3. Définissez ce qui est "urgent"
"Bien entendu, des choses urgentes peuvent survenir pendant un congé. Il est donc important de fixer à l’avance qui suit quel dossier", conseille Lode Godderis. "Mais qu’est-ce qui est vraiment urgent ? Une question peut figurer au sommet de vos priorités, sans en être une pour votre collègue en congé ou pour l’équipe. Si vous convenez entre collègues qu’on peut vous déranger quand survient quelque chose de "super urgent", assurez-vous que tous les membres de l’équipe sachent exactement de quel type d’urgence il s’agit".
4. Informez vos contacts externes de ce qui a été convenu
Si vous êtes régulièrement en contact avec des clients ou d’autres personnes extérieures à l’entreprise, communiquez-leur également clairement les règles convenues pour les périodes de congé. Veillez à ce qu’il y ait suffisamment d’informations laissées pour les externes ou de personnes qu’ils puissent contacter en cas d’urgence.
En tant qu’équipe ou qu’employeur, osez discuter avec un client qui semble avoir d’autres exigences ou attentes, afin de préserver le droit à la déconnexion de vos collaborateurs.
5. Mettez-vous d’accord sur les moyens de communication
Si vous utilisez des groupes WhatsApp professionnels ou informels entre collègues, mettez-vous d’accord sur la façon dont vous en faites usage pendant la période de vacances. "Un message soudain sur WhatsApp peut ramener quelqu’un à son travail" alors qu’il est en train de se détendre, explique le professeur Godderis. "Mettez donc ces groupes WhatsApp sur silencieux pendant les vacances".
6. Donnez le bon exemple
Négliger le droit à la déconnexion provient souvent d’une pression de groupe, voire même d’une culture d’entreprise qui se perpétue. Ce n’est pas parce qu’un collègue n’éprouve aucune gène à être dérangé pendant ses vacances que tous les autres en pensent de même ou doivent être du même avis. Discutez-en, respectez ce que vous avez convenu et évitez les signaux mitigés ou nuisibles envers les collègues.
Un bon exemple est le message d’absence "out of office" que l’on peut faire envoyer automatiquement en réponse à un courriel. Si vous indiquez "appelez-moi ou envoyez-moi un WhatsApp si nécessaire", vous donnez l’impression d’une collégialité, mais aussi que l’accessibilité permanente est la norme, met en garde le professeur Lode Godderis.