Youston aus Genk in der Provinz Limburg wird sämtliche flämischen Regierungsdokumente digitalisieren. Insgesamt wird das Unternehmen in den nächsten vier Jahren über eine Milliarde Dokumente sammeln, bereinigen und scannen. Dazu gehören Verwaltungsdokumente der flämischen Regierung, von Städten und Gemeinden sowie von regionalen Unternehmen wie De Lijn und OVAM. „Der größte Digitalisierungsauftrag, der jemals in Belgien vergeben wurde“, so Geschäftsführer Pieter Vansynghel.
Eine Million Dokumente pro Tag über vier Jahre: Youston aus Genk digitalisiert eine Milliarde flämischer Regierungsdokumente
Andreas Kockartz
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Youston erhielt diesen Auftrag der flämischen Landesregierung Ende der vergangenen Woche. Flandern möchte innerhalb von vier Jahren alle Verwaltungsdokumente online auf einer sicheren Plattform verfügbar machen. Derzeit liegen viele Dokumente nur in Papierform vor. Die Digitalisierung all dieser Dokumente ist ein Mammutprojekt. Es geht um mehr als eine Milliarde Blatt Papier. „Wir peilen eine Million Dokumente pro Tag an. In den nächsten vier Jahren werden 75 Mitarbeiter daran arbeiten“, sagte Youston-Geschäftsführer Pieter Vansynghel gegenüber VRT NWS.
Abholung per Transporter
Die Dokumente werden in ganz Flandern physisch eingesammelt. „Unsere Mitarbeiter fahren mit Transportern herum, beschriften und verpacken die Dokumente, die in den Kellern der Verwaltungen aufbewahrt werden. Anschließend werden sie sicher zu unserer Zentrale in Genk transportiert“, so Vansynghel.
Wir entfernen alle Heftklammern und Haftnotizen von den Dokumenten“
Youston-CEO Pieter Vansynghel
„Die Dokumente werden in Genk gereinigt“, erklärte der CEO: „Viele Dokumente enthalten noch Heftklammern oder Postits. Nach der Reinigung werden sie eingescannt und anschließend über eine sichere Verbindung auf der digitalen Plattform abgerufen. Wir geben den Dokumenten außerdem aussagekräftige Namen, damit sie leicht gefunden werden können.“
Vertrauliche Informationen
Managementdokumente enthalten auch vertrauliche Informationen: „Wir arbeiten derzeit für Banken, Krankenhäuser und Versicherungen. Unser Unternehmen ist für die Digitalisierung vertraulicher Informationen ausgestattet. Es sind außerdem ausreichende Kontrollmechanismen vorhanden.“
Unsere Mitarbeiter werden vom Staatssicherheitsdienst überprüft“
Youston-CEO Pieter Vansynghel
Diese Überwachung ist umfassend. „Wir unterstehen der direkten Aufsicht der Belgischen Nationalbank. Darüber hinaus werden unsere Mitarbeiter vom Staatssicherheitsdienst überprüft und überwacht“, erklärt Vansynghel. Laut dem Geschäftsführer wäre es auch sehr schwierig, die Dokumente detailliert zu prüfen. „Jeder Mitarbeiter bearbeitet täglich zwischen 10.000 und 20.000 Dokumente. Da bleibt schlicht keine Zeit, sie gründlich zu lesen“, erklärt er.
Das gesamte Projekt wird 25 zusätzliche Arbeitsplätze schaffen. „Wir freuen uns daher sehr über diesen Auftrag“, sagt Geschäftsführer Vansynghel. „Er sichert unserem Unternehmen Stabilität. Außerdem ist es immer erfreulich, wenn ein belgisches Unternehmen einen Regierungsauftrag ausführen kann.“